La gestión documental CAE como parte inicial de la coordinación de actividades
empresariales a la que se deben acoger las empresas, que comparten centro de trabajo
con otras empresas, en todo tipo de sectores de actividad, se convierte en una cuestión
fundamental a la hora de trabajar con varios clientes y subcontratas a la vez.
Contratos, revisiones médicas, seguros, autorizaciones, certificaciones… todo forma parte
de esta tarea que en muchas ocasiones asume directamente el departamento de recursos
humanos de las empresas con lo que eso supone de inversión de tiempo y recursos.
Aumentar la productividad pasa necesariamente por racionalizar los activos disponibles en
una empresa y por adecuarlos a la realidad del personal del que se dispone y del tiempo
con el que se cuenta para realzar determinada gestión.
Bia ofrece a las empresas la posibilidad de contratar este servicio de gestión documental
CAE con el aporte de técnicos profesionales que se encarguen de los trámites
documentales. Y cada vez son más las que se deciden por su contratación externa.
Además Bia también pone a su disposición una plataforma de gestión documental CAE,
Bia360, que bien a través del personal de la propia empresa o bien a través de los técnicos
de Bia, facilita las tareas de aporte de documentación, registro y validación. Incluso hasta
las empresas subcontratadas apuestan por el uso de esta plataforma orientada a facilitar la
tarea y optimizar los recursos.
El servicio de gestión documental CAE es un trámite de obligado cumplimiento recogido en
la Ley 54/2003 que reforma la Ley 31/1995 en diversos aspectos. Es el caso del artículo 24
que sienta las bases legales en materia de coordinación de actividades empresariales. Un
artículo que posteriormente se desarrolló con la entrada en vigor del Real Decreto
171/2004 de 30 de enero.
Este real decreto, en su artículo 3, determina que la coordinación tiene por finalidad: dar
aplicación coherente y responsable de los principios de la acción preventiva, aplicar
adecuadamente los métodos de trabajo, controlar las interacciones de las actividades
desarrolladas y la adecuación entre los riesgos de cada una de ellas y del propio centro de
trabajo (que puedan afectar al personal de las empresas concurrentes), y las medidas
aplicadas para su prevención. Para ello, las empresas concurrentes deben establecer unos
medios de coordinación, a iniciativa del/ la empresario/a titular (y en su defecto, principal),
informando al personal a su cargo.
Allí donde las empresas aplican una correcta gestión en la coordinación de sus actividades
empresariales y además trabajan de forma eficaz su servicio de gestión documental CAE,
los recursos se encuentran optimizados, el trabajo es más fluido, y sobre todo, y lo más
importante, la prevención de los riesgos para el personal implicado en cualquier actividad
es mucho mayor, minimizando cualquier problema que pueda surgir en el desarrollo de la actividad empresarial.