Papeles, documentos, altas, bajas, certificados, comunicados, revisiones, formularios, permisos… toda forma parte del trabajo del equipo responsable de la Coordinación de Actividades Empresariales en el día a día de una empresa. Sea del sector que sea, todo debe estar coordinado para evitar riesgos, prevenir accidentes, y lograr una buena y efectiva comunicación entre los diferentes departamentos. Tanto si se trata de una mediana o pequeña empresa, como de una de mayor tamaño, siempre debe haber un equipo encargado de estas funciones. Un trabajo que, por regla general y hasta hace poco, se realizaba de forma manual, con lo que eso suponía en la inversión de tiempo, esfuerzo y recursos que el empresario invertía, en perjuicio de otras actividades que se dejaban de realizar por atender estas gestiones documentales.
Ahora cada vez más las empresas apuestan por incorporar en su trabajo diario una plataforma de gestión documental CAE que facilite el trabajo del equipo encargado de su coordinación y controle de forma más adecuada y efectiva los documentos necesarios para el desempeño de una actividad concreta, tanto por parte de la propia empresa como por parte de las empresas proveedoras o subcontratas.
¿Qué es más productivo? ¿Trabajar toda esta documentación de forma manual o disponer de una plataforma/herramienta donde poder llevar a cabo todas las gestiones?
La respuesta está clara: las empresas cada vez apuestan más por contar con este software que les permita optimizar recursos a la vez que prevenir incidentes y situaciones innecesarias que dificultan el trabajo, o ponen en riesgo a sus trabajadores.
La falta de comunicación y de planificación entre las empresas implicadas en el desarrollo de una misma actividad son varios de los errores que más se producen sobre todo si la gestión documental CAE se tramita de forma manual. Una escasa comunicación o una laxa planificación puede dar lugar a situaciones de riesgo innecesarias, como la superposición de actividades o la falta de previsión de los medios necesarios para garantizar la seguridad de los trabajadores.
La gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales puede ser un proceso lento y laborioso. La documentación CAE primero debe recibirse o enviarse, e introducirse en el sistema propio, lo que puede generar enormes retrasos, ya que la documentación de los contratistas, proveedores y clientes pueden permanecer durante días o semanas en las bandejas de entrada de los destinatarios incluso antes de llegar al equipo de Prevención de Riesgos Laborales. Esta documentación debe ser revisada para confirmar que cumple los requisitos legales, se debe codificar y guardar adecuadamente y mantenerla dentro de unos cánones de confidencialidad y seguridad.
La falta de supervisión adecuadade las actividades de los trabajadores es otro de los errores más comunes en la CAE. La supervisión inadecuada puede dificultar la detección de situaciones de riesgo que puedan surgir durante las actividades de las empresas implicadas. Para evitar este error, es necesario establecer protocolos de supervisión efectivos, que contemplen la vigilancia constante de las actividades de los trabajadores y la identificación temprana de situaciones de riesgo.
Todos estos factores pueden generar muchos problemas que repercuten en la productividad de la empresa. Por ello existen plataformas encargadas de la gestión documental CAE que permiten reducir o minimizar estos errores, agilizar los procesos y optimizar los recursos.
Es el caso de la plataforma CAE Bia360. Un software cada vez más demandado por empresas de diferentes sectores de actividad. A través de esta herramienta, Bia facilita al departamento encargado en la empresa de la Coordinación de las Actividades Empresariales la gestión documental de las Contratas, Trabajadores y Equipos de trabajo/vehículos necesarios para el desarrollo de una actividad, facilita la comunicación entre los actores implicados en una actividad o gestión concreta e incluso se encarga del control de los accesos.
Si alguna empresa está interesada dispone en Bia de una versión Free de su plataforma Bia360. Contacta aquí.